Règlements généraux

AMENDÉS À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE DU 7 MAI 2011

TABLE DES MATIÈRES
Section 1 : Les dispositions générales

1.1 Nom
1.2 Siège social
1.3 Territoire
1.4 Objectifs

Section 2 : Les membres

2.1 Définition des membres
2.1.1 Les membres actifs
2.1.2 Les membres amis
2.1.3 Les membres honoraires
2.2 Carte de membre
2.3 Cotisation annuelle
2.4 Perte de la qualité de membre
2.4.1 Démission
2.4.2 Suspension et expulsion
2.4.3 Réintégration
2.5 Devoir des membres

Section 3 : Assemblées générales

3.1 Composition
3.2 Assemblée générale annuelle
3.2.1 Convocation
3.2.2 Le quorum
3.2.3 Compétence de l’assemblée générale
3.2.4 L’ordre du jour
3.2.5 Vote
3.3 Assemblée générale spéciale
3.3.1 Convocation
3.3.2 Le quorum

Section 4 : Conseil d’administration

4.1 Composition
4.2 Durée du mandat
4.3 Procédure d’élection
4.4 Rémunération
4.5 Vacance
4.6 Fonctions et pouvoirs du conseil d’administration
4.7 Assemblées du conseil d’administration
4.8 Convocation
4.9 Quorum
4.10 Procédure de vote

Section 5 : Les officiers

5.1 Désignation
5.2 Élection
5.3 Président
5.4 Vice-président
5.5 Secrétaire
5.6 Trésorier
5.7 Conseiller
5.8 Coordonnateur

Section 6 : Dispositions financières

6.1 Finances
6.2 Pouvoir d’emprunt
6.3 Affaires bancaires
6.4 Exercice financier
6.5 Vérification

Section 7 : Autres dispositions

7.1 Amendements aux statuts et règlements
7.2 Dissolution
7.3 Livres de la corporation

Section 1 : Les dispositions générales

1.1 Nom

Le nom de la corporation est « Association Montérégienne de la Surdité ».

1.2 Siège social

Le siège social de la corporation sera situé à Saint-Jean-sur-Richelieu ou à tout autre endroit sur le territoire desservi par l’association que pourra désigner le conseil d’administration par résolution.

1.3 Territoire

Le territoire desservi par l’association est la région administrative de la Montérégie.

1.4 Objectifs

Les objectifs de la corporation (sont) seront les suivants :

  1. Regrouper les personnes vivant avec une surdité.
  2. Offrir aide, soutien et assistance aux personnes ayant une surdité, à leur famille et à leurs proches.
  3. Offrir des services et activités favorisant l’autonomie et le développement moral, culturel, physique et social des personnes ayant une surdité.
  4. Sensibiliser la population aux différentes formes de surdité et aux réalités vécues par ceux et celles qui en sont atteints.
  5. Organiser diverses activités en vue d’informer et sensibiliser les personnes vivant avec une surdité sur différents sujets en lien avec leurs réalités.
  6. Acquérir par achat, location ou autrement, posséder et exploiter, vendre ou échanger les biens meubles et immeubles nécessaires aux fins ci-haut mentionnées.
  7. Recevoir des dons, legs et autres contributions de même valeur en argent, mobilière ou immobilière. Administrer de tels dons, legs ou contributions. Organiser des campagnes de souscription dans le but de recueillir des fonds pour des fins charitables.

Section 2 : Les membres

2.1 Définition des membres

Il y a trois (3) catégories de membres : les membres actifs, les membres amis, et les membres honoraires.

2.1.1 Les membres actifs

Toute personne ayant une surdité et celles qui partagent les objectifs de la corporation et qui se conforment aux conditions d’admissions établies de temps à autres par résolution du conseil d’administration. Les membres actifs doivent être âgés d’au moins dix-huit (18) ans et doivent résider sur le territoire desservi par l’association. Ils ont le droit de participer à toutes les activités de l’association, recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, assister à ses assemblées et y voter.

2.1.2 Les membres amis

Toute personne ayant une surdité et celles qui partagent les objectifs de la corporation qui résident à l’extérieur du territoire desservi par l’association et qui se conforment aux conditions d’admissions établies de temps à autres par résolution du conseil d’administration. Les membres amis doivent être âgés d’au moins dix-huit (18) ans. Les membres amis ont le droit de participer à toutes les activités de l’association, recevoir les avis de convocation aux assemblées des membres, assister à ces assemblées sans toutefois avoir le droit de vote.

2.1.3 Les membres honoraires

Le conseil d’administration peut nommer membre honoraire toute personne à laquelle il veut rendre un hommage particulier. Les membres honoraires n’ont pas droit de vote. La corporation doit valider la liste des membres honoraires annuellement. Les membres honoraires sont nommés pour une période prédéterminée par le conseil d’administration.

2.2 Carte de membre

Le conseil d’administration peut, s’il le juge à propos, émettre des cartes de membres.

2.3 Cotisation annuelle

La cotisation annuelle sera déterminée par les membres actifs lors de la tenue de l’assemblée générale annuelle.

2.4 Perte de la qualité de membre
2.4.1 Démission

Tout membre pourra démissionner en adressant un avis écrit au secrétaire de la corporation. La démission prendra effet au moment où le conseil d’administration en est informé.

2.4.2 Suspension et expulsion

Le conseil d’administration pourra, par résolution, suspendre pour la période qu’il déterminera ou expulser définitivement tout membre qui enfreint quelque autre disposition des règlements de la corporation ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à la corporation. Tout membre expulsé pourra en appeler à l’assemblée générale de cette décision.

2.4.3. Réintégration

Sous réserve d’être accepté par le conseil d’administration, un membre exclu ou démis pourra redevenir membre de la corporation, il devra se soumettre aux conditions exigées par le conseil d’administration.

2.5 Devoir des membres
  1. Payer sa cotisation annuelle à la corporation.
  2. Respecter les règlements généraux de la corporation.

Section 3 : Assemblées générales

Il existe deux sortes d’assemblées : l’assemblée générale annuelle et l’assemblée générale spéciale.

3.1 Composition

Toute assemblée générale de la corporation se compose des membres actifs de la corporation. Les membres amis et les membres honoraires sont invités aux assemblées des membres, mais ils n’ont pas droit de vote.

3.2 Assemblée générale annuelle
3.2.1 Convocation

L’assemblée générale annuelle des membres de la corporation doit avoir lieu dans les quatre-vingt-dix (90) jours de calendrier suivant la fin de l’exercice financier.

Tous les membres doivent y être convoqués au moyen d’un avis écrit indiquant la date, l’heure et le lieu de ladite assemblée. Cet avis doit être envoyé à la dernière adresse connue du membre quinze (15) jours de calendrier avant tenue de l’assemblée. L’avis doit être accompagné de l’ordre du jour de l’assemblée et de tout autre document jugé pertinent.

3.2.2 Le quorum

Le quorum de l’assemblée générale annuelle est fixé à dix (10) membres actifs.

3.2.3 Compétence de l’assemblée générale

L’assemblée générale a pour rôle et pouvoir :

  • Recevoir et approuver les rapports du conseil d’administration.
  • Élire les membres du conseil d’administration.
  • Approuver les états financiers.
  • Discuter de toute affaire jugée opportune pour le bien de la corporation.
  • Désigner le vérificateur de la corporation.
  • Déléguer au conseil d’administration les pouvoirs nécessaires ou requis pour la réalisation convenable et satisfaisante des buts poursuivis par la corporation.
  • Déterminer les grandes orientations et priorités de la corporation.
  • Approuver les prévisions budgétaires.
3.2.4 L’ordre du jour

L’ordre du jour d’une assemblée générale annuelle doit contenir au moins les points suivants :

  • Adoption de l’ordre du jour.
  • Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle et des assemblées générales spéciales s’il y a lieu.
  • Adoption du rapport d’activités et des rapports des comités s’il y a lieu.
  • Adoption des états financiers.
  • Ratification des actes posés par les administrateurs.
  • Détermination des orientations et des priorités annuelles.
  • Adoption des prévisions budgétaires.
  • Nomination d’un vérificateur externe.
  • Élection des administrateurs.
3.2.5 Vote

Ont droit de voter les membres actifs de la corporation. Chaque membre a droit à un seul vote; le vote par procuration n’est pas valide, à l’exception des personnes qui ont une incapacité intellectuelle, physique ou de santé mentale, qui pourront au besoin avoir l’aide d’une personne pour les représenter. Le vote est pris à main levée, à moins que le vote au scrutin secret ne soit demandé.

3.3 Assemblée générale spéciale
3.3.1 Convocation

Les assemblées générales spéciales peuvent être convoquées par le conseil d’administration ou sur demande écrite de dix (10) membres actifs. Dans ce dernier cas, le secrétaire de la corporation est tenu de convoquer ladite assemblée générale spéciale dans les sept (7) jours suivant la réception de la demande écrite. Dans le cas contraire, les requérants peuvent eux-mêmes convoquer l’assemblée. L’avis de convocation indiquant la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale spéciale doit être envoyé à la dernière adresse connue du membre au moins sept (7) jours de calendrier avant la tenue de l’assemblée. L’avis de convocation doit être accompagné de l’ordre du jour de la rencontre et de tout autre document jugé pertinent. Lors de toute assemblée générale spéciale, seules les questions inscrites à l’ordre du jour sont discutées.

3.3.2 Le quorum

Le quorum d’une assemblée générale spéciale est fixé à dix (10) membres actifs.

Section 4 : Conseil d’administration

4.1 Composition

Le conseil d’administration est composé de cinq (5) membres élus par l’assemblée générale. Deux (2) membres d’un même ménage (même adresse civique) ne peuvent siéger en même temps au Conseil d’administration. Il serait souhaitable qu’il y ait des personnes vivant avec une surdité pour siéger au Conseil d’administration.

4.2 Durée du mandat

Le mandat est d’une durée de deux (2) ans. Un administrateur ne peut cumuler plus de trois (3) mandats consécutifs.

4.3 Procédure d’élection
  1. Pour procéder aux élections, l’assemblée nomme un président et un secrétaire d’élection.
  2. Le président d’élection reçoit les mises en candidature qui doivent être proposées par un membre actif en règle. Les candidatures n’ont pas à être appuyées.
  3. Les mises en candidature des personnes absentes sont acceptées à condition que le consentement écrit, dûment daté et signé desdites personnes, soit acheminé au président d’élection.
  4. Une fois la période de mise en candidature terminée, le président fait l’appel des candidats en commençant par le dernier nom proposé pour vérifier la volonté de chacun de maintenir leur candidature. Tout refus élimine automatiquement le candidat.
  5. S’il y a le même nombre de candidats que de postes à combler, chaque candidat est élu par acclamation. Dans le cas où il y aurait un plus grand nombre de candidats que de postes à combler, l’élection se fait par scrutin secret. Les candidats recevant le plus grand nombre de voix sont déclarés élus. En cas d’égalité des voix, on procède à un deuxième tour de scrutin.
4.4 Rémunération

Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés; seules les dépenses qu’ils effectuent pour la corporation et qui ont été préalablement autorisées par résolution du conseil d’administration, sont remboursables sur présentation des preuves justificatives ou autres modalités prévues par le conseil d’administration.

4.5 Vacance

Il y a vacance au sein du conseil d’administration de la corporation lorsque :

  • Un membre offre sa démission par écrit au conseil d’administration qui l’accepte.
  • Un membre au sein du conseil d’administration perd sa qualité de membre actif.
  • Un membre s’absente plus de trois (3) réunions consécutives sans motif jugé valable.
  • La mort, la maladie, la faillite ou l’interdiction d’un de ses membres.
  • La destitution par un vote des deux tiers (2/3) des membres actifs présents à une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin.

Le conseil d’administration peut pourvoir à toute vacance qui se produit en son sein en choisissant parmi les membres actifs de la corporation un remplaçant qui exercera la charge vacante pendant le reste du mandat.

4.6 Fonctions et pouvoir du conseil d’administration
  • Il choisit les institutions financières où les fonds de la corporation seront déposés.
  • Il désigne les signataires de la corporation. Deux (2) signatures sont requises.
  • Il voit à l’embauche, l’encadrement, l’évaluation et le congédiement du coordonnateur s’il y a lieu. Il prend les décisions concernant les employés sur recommandation du coordonnateur.
  • Il voit à la préparation du budget.
  • Il peut remplacer par un autre membre actif tout membre du conseil d’administration qui a cessé de remplir ses fonctions avant la fin du terme.
  • Il a le pouvoir de modifier, abroger, adopter les règlements généraux.
  • Il détermine les conditions d’admission des membres.
  • Le coordonnateur assiste aux réunions du conseil d’administration, mais n’a pas droit de vote.
  • Il se donne une structure interne en élisant des officiers parmi les administrateurs : un président, un vice-président, un trésorier et un secrétaire.
  • Il vaque à l’exécution des décisions prises lors des assemblées générales.
  • Il exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les présents règlements et tous ceux que la loi lui permet, dans l’intérêt de la corporation.
  • Il administre les biens de la corporation. Personne ne peut engager les fonds de la corporation sans une décision du conseil d’administration.
  • Il crée des comités particuliers dont il détermine la composition, les mandats et les règles de fonctionnement. Le conseil d’administration n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités.
4.7 Assemblées du conseil d’administration

Le conseil d’administration se réunit au moins six (6) fois au cours de l’année et aussi souvent que l’exigent les intérêts de la corporation. Une assemblée extraordinaire peut se tenir par télécommunication. La décision devra être ratifiée à la prochaine assemblée du conseil d’administration.

4.8 Convocation

L’avis de convocation émis par le secrétaire peut être écrit ou verbal. Sauf exception, il doit être donné cinq (5) jours à l’avance.

Les membres peuvent renoncer à l’avis de convocation s’ils sont tous présents à une assemblée et renoncent expressément à cet avis.

4.9 Quorum

Le quorum est fixé à la majorité des membres en fonction.

4.10 Procédure de vote

Le vote se prend à la majorité des voix, chaque administrateur ayant droit à un seul vote.

Section 5 : Les officiers

5.1 Désignation

Les officiers sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.

5.2 Élection

Le conseil d’administration devra immédiatement après l’assemblée générale annuelle, ou au plus tard quinze (15) jours de calendrier après son élection, élire les officiers de la corporation. Ceux-ci seront élus par et parmi les membres du conseil d’administration.

5.3 Président
  • Il préside toutes les assemblées du conseil d’administration.
  • Il surveille les activités générales de la corporation, voit à l’application des décisions du conseil d’administration, de l’assemblée générale et voit au respect des présents règlements.
  • Il est le porte-parole officiel de la corporation.
  • Il fait partie de tous les comités particuliers et assiste à toutes leurs réunions s’il le désire; il doit donc en être avisé.
  • Il produit un rapport des activités du conseil à l’assemblée générale annuelle.
  • Il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.
5.4 Vice-président
  • Le vice-président remplace d’office le président absent ou incapable d’agir. Il seconde en tout temps le président dans l’exercice de ses fonctions officielles de la corporation.
  • Il exerce toutes autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.
5.5 Secrétaire
  • Le secrétaire est responsable de la rédaction des procès-verbaux des assemblées de la corporation.
  • Il voit à ce que les livres, certificats, rapports ou tout autre document ainsi que la documentation requise par la loi, soient versés aux dossiers et gardés au bureau de la corporation.
  • Il s’assure que les avis de convocation soient distribués conformément aux règlements de la corporation.
  • Il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.
5.6 Trésorier
  • Le trésorier a la responsabilité de la garde des fonds et valeurs de la corporation.
  • Il voit à la tenue des livres de comptabilité de la corporation.
  • Il présente un rapport financier mensuel au conseil d’administration.
  • Il voit à la présentation des états financiers, collabore avec le vérificateur et soumet les états financiers au conseil d’administration et à l’assemblée générale pour approbation.
  • Il s’assure du contrôle des dépenses en fonction du budget adopté par le conseil et des politiques établies.
  • Il signe tous les documents requérant sa signature.
  • Il exerce toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent lui être confiées par le conseil d’administration.
5.7 Conseillers

Les conseillers assistent les officiers du conseil d’administration dans l’accomplissement de leurs tâches et exercent toutes les autres tâches et fonctions qui peuvent leur être confiées par le conseil d’administration en regard de leurs compétences spécifiques.

5.8 Coordonnateur
  • Le coordonnateur sera engagé par le conseil d’administration.
  • Le coordonnateur sera d’office membre du conseil d’administration, mais sans droit de vote.
  • Le coordonnateur aura les pouvoirs qui lui auront été délégués par le conseil d’administration.

Section 6 : Dispositions financières

6.1 Finances

Tous les chèques, billets, lettres de change et autres effets de commerce, contrats, engageant l’organisme ou le favorisant, doivent être signés par le président et le trésorier. Le conseil d’administration peut désigner tout autre membre du conseil ou du personnel par résolution pour exercer cette fonction.

Deux signatures sont obligatoirement requises.

6.2 Pouvoir d’emprunt

Les administrateurs peuvent, lorsqu’ils le jugent opportun :

  • faire des emprunts de deniers sur le crédit de la corporation;
  • émettre des obligations ou autres valeurs de la corporation et les donner en garantie ou les vendre pour les prix et sommes jugés convenables.
6.3 Affaires bancaires

Le conseil d’administration détermine la ou les banque/s ou caisse/s populaire/s ou trust/s pour lesdites affaires.

6.4 Exercice financier

L’exercice financier commence le 1er avril de chaque année et se termine le 31 mars suivant.

6.5 Vérification

Les livres et états financiers de la corporation sont vérifiés chaque année aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier par le vérificateur nommé à cette fin lors de chaque assemblée générale annuelle des membres.

Section 7 : Autres dispositions

7.1 Amendements aux statuts et règlements

Après leur approbation par le conseil d’administration, les nouveaux règlements entrent en vigueur. Ultérieurement, lesdits règlements doivent être entérinés à la prochaine assemblée générale des membres. Sinon, ils cessent alors d’être en vigueur.

Dès lors, tout projet d’amendement aux présents règlements doit être proposé par écrit par un membre, et le texte du projet d’amendement doit être déposé au siège social au moins un (1) mois avant la tenue de l’assemblée générale où l’amendement aux règlements sera étudié. Le secrétaire doit alors adresser à tous les membres un avis de la proposition d’amendement et une copie du projet. Le tout doit être joint à l’avis de convocation de l’assemblée où l’amendement sera discuté. Le vote majoritaire des deux tiers (2/3) des membres actifs présents à l’assemblée générale est nécessaire à l’amendement d’un règlement.

7.2 Dissolution

Les membres peuvent dissoudre la corporation par résolution adoptée par les deux tiers (2/3) des membres actifs présents lors d’une assemblée générale spéciale dûment convoquée à cette fin.

En cas de liquidation de la corporation ou de dissolution des biens de la corporation, l’actif résiduel sera dévolu à un organisme de bienfaisance enregistré auprès de l’Agence des douanes et du Revenu du Canada.

7.3 Livres de la corporation

La corporation tient à son siège social les livres et les registres suivants :

  • ses actes constitutifs, ses règlements ainsi que le dernier avis de l’adresse de son siège social et la dernière liste des administrateurs;
  • les procès-verbaux des assemblées des membres et des administrateurs;
  • les noms et prénoms de ses administrateurs en indiquant pour chaque mandat la date à laquelle il commence et celle à laquelle il se termine;
  • les noms et la dernière adresse des membres;
  • les livres de comptabilité : recettes et déboursés, transactions financières, créances et obligations.